L'employée d'un aéroport demande d'avoir accès à ses renseignements personnels détenus par un transporteur aérien

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2002-60

[Principes 4.5 et 4.5.2 de l'annexe 1; alinéa 4(2)b) et paragraphe 8(3)]

Plainte

L'employée d'un aéroport s'est plainte qu'un transporteur aérien lui ait refusé l'accès à ses renseignements personnels contenus dans des dossiers liés à une plainte précédemment déposée contre elle par des employés du transporteur aérien.

Résumé de l'enquête

Notre plaignante avait elle-même été l'objet d'une plainte déposée auprès des autorités aéroportuaires à la fin de 1999 par plusieurs employés du transporteur aérien en question. Ces employés avaient envoyé une copie de leur plainte à leur employeur, le transporteur aérien. Au début de 2000, l'aéroport avait officiellement répondu à la direction du transporteur aérien au sujet de la plainte, et les employés du transporteur aérien en question avaient chacun reçu une copie de la réponse.

À la mi-mai 2001, notre plaignante avait envoyé au transporteur aérien une demande officielle d'accès à tous les renseignements concernant la plainte qui avait été déposée contre elle. N'ayant toujours pas reçu de réponse du transporteur aérien à la fin août, elle a elle-même déposé sa plainte au Commissariat.

Suite à des entrevues et des recherches, le Commissariat a établi que le transporteur aérien n'avait plus, dans ses dossiers, de renseignements sur la plainte que ses employés avaient déposée contre notre plaignante. Parmi les employés eux-mêmes, un seul avait conservé des documents liés à cette plainte, mais refusait de les communiquer. Le transporteur était d'avis que, de toute façon, il n'avait pas créé les dossiers et, ne les ayant pas en sa possession, il ne lui appartenait pas de les communiquer.

À la fin avril 2002, après l'intervention du Commissariat, notre plaignante a finalement reçu une réponse à sa demande initiale d'accès, soit que le transporteur aérien n'avait plus de dossiers pertinents pour la demande.

Conclusions du commissaire

Rendues le 19 juillet 2002

Compétence : Depuis le 1er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s'applique aux entreprises fédérales. Le commissaire avait compétence dans cette cause parce que les transporteurs aériens sont des entreprises fédérales selon la définition de la Loi.

Application : Le principe 4.5 de l'annexe 1 énonce notamment qu'on ne doit conserver les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. Le principe 4.5.2 énonce notamment que l'on doit conserver les renseignements personnels servant à prendre une décision au sujet d'une personne suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d'exercer son droit d'accès à l'information après que la décision a été prise. L'alinéa 4(2)b) stipule que la Loi ne s'applique pas à un individu à l'égard des renseignements personnels qu'il recueille, utilise ou communique à des fins personnelles ou domestiques et à aucune autre fin. Le paragraphe 8(3) énonce qu'une organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et, en tout état de cause, dans les 30 jours suivant sa réception.

Le commissaire a établi que le transporteur aérien n'avait pas l'obligation de conserver les renseignements liés à la plainte sur l'employée de l'aéroport parce qu'il n'avait pas besoin des renseignements à ses fins et n'avait pas pris de décision au sujet de cette personne en se fondant sur ces renseignements. Il a donc conclu que le transporteur aérien s'était conformé au principe 4.5 et n'avait pas contrevenu au principe 4.5.2. Il a aussi conclu, à l'égard de l'alinéa 4(2)b), que les renseignements conservés par l'employé du transporteur aérien n'étaient pas soumis à la Loi.

Cependant, le commissaire a établi que le transporteur aérien avait omis de répondre à la demande d'accès de la plaignante dans le délai prescrit de 30 jours. Il a donc conclu que le transporteur aérien avait contrevenu au paragraphe 8(3).

Notant que la plaignante avait fini par recevoir une réponse satisfaisante, le commissaire a conclu que la plainte était fondée et résolue.