La direction d'un aéroport invoque le secret professionnel liant l'avocat à son client pour refuser de communiquer les renseignements d'une employée

Résumé de conclusions d'enquêtes en vertu de la LPRPDE n^o 2002-37

[Principe 4.9 de l'annexe 1; paragraphe 9(3)]

Plainte

L'employée d'un aéroport a déposé deux plaintes distinctes, affirmant que son employeur avait refusé d'acquiescer à plusieurs demandes d'accès à ses renseignements personnels.

Résumé de l'enquête

La plaignante a demandé cinq fois l'accès à des documents et des enregistrements sonores concernant certaines plaintes du public qui avaient été déposées contre elle et une plainte de harcèlement qu'elle avait déposée contre son employeur. Quelques semaines plus tard, la plaignante a présenté deux autres demandes d'accès à des documents et des enregistrements sonores, dans le cadre de griefs qu'elle avait présentés au sujet de mesures disciplinaires que son employeur avait prises, entre-temps, à son endroit. La direction de l'aéroport a justifié son refus d'accès en invoquant deux exceptions prévues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi), qui s'appliquent spécifiquement à des renseignements protégés par le secret professionnel liant l'avocat à son client et à des renseignements fournis uniquement à l'occasion d'un règlement officiel des différends. En fait, l'employeur affirmait que les différents griefs et plaintes constituaient un règlement officiel des différends aux fins de la Loi et qu'il était juste d'invoquer le secret professionnel liant l'avocat à son client parce que des avocats avaient été consultés au sujet des différents dossiers de renseignement établis pour servir d'éléments de preuve.

S'étant conformée aux demandes de son employeur, qui voulait qu'elle lui remette les renseignements qu'elle avait en sa possession pour justifier sa position, la plaignante trouvait injuste que son employeur refuse de lui communiquer les renseignements qu'il avait recueillis de son côté.

Conclusions du commissaire

Rendues le 14 janvier 2002

Compétence : Depuis le 1er janvier 2001, la Loi s'applique aux entreprises fédérales. Le commissaire avait compétence dans cette cause parce que les aéroports sont des entreprises fédérales selon la définition de la Loi.

Application : Le principe 4.9 de l'annexe 1 énonce qu'une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Le paragraphe 9(3) énonce que l'organisation n'est pas tenue de communiquer des renseignements personnels si les renseignements sont protégés par le secret professionnel liant l'avocat à son client (9(3)a)) ou si les renseignements ont été fournis uniquement à l'occasion d'un règlement officiel des différends (9(3)b)).

En ce qui concerne l'alinéa 9(3)a), le commissaire a fait remarquer que la plaignante n'avait jamais demandé accès à un dossier d'avocat, mais plutôt à des documents liés à des plaintes et à des mesures disciplinaires la concernant. Il a jugé que la direction de l'aéroport ne pouvait pas invoquer le secret professionnel liant l'avocat à son client pour protéger les renseignements au simple motif qu'ils avaient été recueillis en réponse à des plaintes et des griefs ou que des avocats avaient été consultés relativement aux différents dossiers.

En ce qui concerne l'alinéa 9(3)d), le commissaire a fait remarquer que cette exception n'a pas pour objet de protéger les renseignements recueillis dans le cadre de processus administratifs visant à régler des plaintes ou des griefs. Il a en outre fait remarquer qu'une telle interprétation serait contraire aux principes de justice naturelle, privant essentiellement les individus de leurs droits fondamentaux de connaître les allégations faites contre eux et le motif des décisions prises à leur sujet. De plus, aux yeux du commissaire, la notion d'un règlement officiel des différends suppose que les parties ont désiré se rencontrer pour négocier un règlement acceptable de part et d'autre - ce qui n'était pas le cas avec les parties en question. Il n'a donc pas accepté l'interprétation de l'employeur selon laquelle le processus était un règlement officiel des différends, ou encore que les renseignements en question avaient été recueillis à cette fin expresse. Il a jugé que l'employeur avait eu tort d'appliquer l'alinéa 9(3)d) pour refuser à la plaignante l'accès à ses renseignement personnels.

En ce qui concerne le principe 4.9, il a jugé que l'employeur n'avait pas respecté le droit de la plaignante à l'accès à ses renseignements personnels.

En somme, le commissaire a conclu que l'employeur contrevenait aux dispositions pertinentes de la Loi. Il a conclu que la plainte était fondée.

Autres considérations

Le commissaire a recommandé à la direction de l'aéroport de cesser d'appliquer les alinéas 9(3)a) et d) et d'envoyer à la plaignante tous les renseignements qu'elle avait demandés ou, si la direction persistait dans son refus, d'informer le commissaire de ses raisons.

Lorsque la direction de l'aéroport a persisté dans son refus, le Commissariat a obtenu le consentement de la plaignante pour porter l'affaire devant la Cour fédérale. Le cas a été soumis à la Cour mais, avec l'aide du Commissariat, il a été réglé avant l'audience. La direction de l'aéroport a communiqué à la plaignante tous les renseignements auxquels elle avait droit en vertu de la Loi. Par conséquent, le commissaire a abandonné sa poursuite contre l'organisation.