Un employeur envoie à des tiers des copies d'une réponse à des demandes d'accès présentées par une employée

Résumé de conclusions d'enquêtes en vertu de la LPRPDE n^o 2001-20

[principes énoncés aux articles 4.3 et 4.5 de l'annexe 1, et paragraphe 5(3)]

Plainte

Une employée d'une administration aéroportuaire s'est plainte que son employeur ait, sans son consentement, communiqué à des tiers des renseignements personnels la concernant en leur envoyant des copies d'une lettre de réponse à des demandes d'accès qu'elle avait présentées.

Résumé de l'enquête

La plaignante avait présenté des demandes d'accès, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, afin de consulter des renseignements que détenait son employeur. L'employeur lui a par la suite envoyé une lettre de réponse qui indiquait que l'organisation rejetait ses demandes. La lettre indiquait en outre que des copies de la réponse seraient adressées à trois autres personnes : deux représentants syndicaux et le coordonnateur des relations avec les employés de l'aéroport. La plaignante n'avait pas fait parvenir de copies de ses demandes d'accès à ces parties et n'avait pas consenti explicitement à ce que des copies de la lettre de réponse leur soient envoyées.

Les représentants syndicaux avaient précédemment participé à une réunion au cours de laquelle la question de l'accès aux renseignements personnels concernant la plaignante avait été soulevée. Le coordonnateur des relations avec les employés était précédemment intervenu dans une plainte de harcèlement déposée par la même plaignante et il détenait certains des documents connexes qu'elle demandait à consulter. L'employeur a fait valoir que la plaignante avait donné son consentement implicite à la communication de ces renseignements à ces personnes suivant les motifs de ces interventions antérieures. La plaignante a soutenu qu'elle avait présenté les demandes d'accès personnellement et en son propre nom, sans le concours du syndicat.

Conclusions du commissaire

Rendues le 5 novembre 2001

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s'applique aux entreprises fédérales. Cette plainte était du ressort du commissaire parce que les aéroports sont des entreprises fédérales au sens de la Loi.

Application : Le principe énoncé à l'article 4.3 de l'annexe 1 précise que toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire. Le principe énoncé à l'article 4.5 stipule que les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. Le paragraphe 5(3) précise que l'organisation ne peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels qu'à des fins qu'une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.

En ce qui concerne le principe énoncé à l'article 4.3 et la communication des renseignements aux représentants syndicaux, le commissaire a établi que l'employeur aurait été autorisé par consentement implicite à envoyer les copies de la réponse à ces parties seulement si la plaignante avait indiqué qu'elle leur avait fait parvenir des copies de ses demandes d'accès. La plaignante était en droit d'exercer son recours officiel sans le concours du syndicat, et l'employeur n'était pas tenu d'informer le syndicat de sa réponse. Il a conclu qu'il n'y avait pas eu de consentement implicite se rapportant aux représentants syndicaux. En ce qui concerne le paragraphe 5(3), le commissaire était d'avis qu'une personne raisonnable aurait estimé que la communication des renseignements aux représentants syndicaux était inacceptable.

Le commissaire a donc conclu que cet aspect de la plainte était fondée.

En ce qui concerne le principe énoncé à l'article 4.5 et le coordonnateur des relations avec les employés, compte tenu de la participation directe de cette personne dans la demande d'accès, le commissaire a établi qu'il était approprié que l'employeur informe le coordonnateur de sa décision de refuser d'acquiescer à la demande d'accès à des documents présentée par la plaignante. En ce qui concerne le paragraphe 5(3), le commissaire était d'avis qu'une personne raisonnable aurait estimé que la communication des renseignements au coordonnateur des relations avec les employés était acceptable. Il a conclu que l'employeur s'est conformé au principe énoncé à l'article 4.5 concernant la question du coordinateur des relations avec les employés.

Le commissaire a donc conclu que cet aspect de la plainte était non fondée.

Autres considérations

Au cours de l'enquête, le Commissariat à la protection de la vie privée a signalé à l'administration aéroportuaire en question qu'il est préférable de ne pas faire parvenir à des tiers des copies des réponses et qu'il faut plutôt laisser le soin à chaque demandeur de déterminer s'il souhaite faire connaître ces réponses à d'autres personnes après l'avoir reçue. Le commissaire s'est réjoui de constater que l'organisation avait suivi ses conseils pour traiter des demandes d'accès présentées subséquemment par la plaignante.