Évaluation cyclique de la dotation 2016-2021

Mandat et mission du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (le Commissariat ou CPVP) est une agence de réglementation qui cherche à protéger le droit à la vie privée dans un environnement numérique sans frontière territoriale. Il mène à bien sa mission, qui consiste à protéger et à promouvoir le droit des personnes à la vie privée, en ayant recours à une variété de moyens :

• enquêter sur les plaintes, mener des vérifications et intenter des poursuites judiciaires en vertu de deux lois fédérales, soit la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE);
• publier de l’information sur les pratiques relatives au traitement des renseignements personnels d’organisations des secteurs public et privé;
• appuyer, entreprendre et fournir avis et conseils fondés sur la recherche qui découlent des enjeux liés à la protection de la vie privée;
• sensibiliser la population.

Contexte et méthodologie

Il est à noter que le Commissariat est un organisme indépendant du gouvernement et relève directement du Parlement. À cet effet, la section 6 de la Politique sur la gestion des personnes du SCT indique que le commissaire est uniquement responsable de la surveillance et du respect de la politique au sein de son organisation et de s’assurer de la conformité. Afin d’épauler le commissaire dans son rôle d’administrateur de comptes du Commissariat devant le Parlement, un Comité de vérification est en place et formule des avis objectifs et des recommandations à l’intention du commissaire en ce qui concerne la gestion du risque, le contrôle et la gouvernance. En ce qui concerne la dotation, le Commissariat est assujetti aux exigences de la Politique de nomination et l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) de la Commission de la fonction publique (CFP). Par conséquent, le Commissariat a l’obligation de soumettre à la CFP une évaluation cyclique de son système de dotation d’ici le 1^er octobre 2021.

Dans le cadre de la mise en œuvre de la Nouvelle orientation en dotation en avril 2016, la CFP a réorienté son cadre de surveillance, mettant davantage l’accent sur le leadership, la responsabilisation et la discrétion des administrateurs généraux dans la surveillance de la dotation au sein de leurs organisations. Les évaluations organisationnelles cycliques sont une composante de ce cadre. Ces évaluations visent à examiner le respect des exigences prévues à l’IDRN, la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), les autres lois et règlements applicables, la Politique de nomination de la CFP ainsi que les politiques organisationnelles en matière de dotation et l’instrument de subdélégation. Les évaluations cycliques ont pour but d’informer les administrateurs généraux de l’état de santé de leur système de dotation et en permettre l’amélioration continue. Ces évaluations permettent également à la CFP de comprendre de façon plus approfondie la nature des défis et des réussites des organisations à l’échelle du gouvernement fédéral, et d’adapter ses orientations et son soutien, si nécessaire.

L’IDRN prévoit que pour les organisations de plus petite taille, l’administrateur général peut conclure une entente avec la CFP afin qu’elle s’en charge en leur nom. Au printemps 2019, un projet pilote de la CFP a été lancé ayant pour objectif d’offrir aux organisations de plus petite taille de mandater la CFP à effectuer les évaluations cycliques de leur organisation. Le CPVP avait différentes options pour rencontrer son obligation de déposer une évaluation cyclique à la CFP, mais c’est dans ce contexte que l’organisation a choisi d’adhérer volontairement à ce projet pilote pour les principales raisons suivantes :

• se conformer à l’exigence de soumettre une évaluation cyclique dans le délai prescrit
• assurer la neutralité de l’évaluation – le CPVP a une petite équipe en dotation et n’a pas de ressource interne apte à mener une évaluation indépendante
• la CFP représente l’expert du gouvernement fédéral en matière de dotation, assurant ainsi une évaluation rigoureuse et crédible

La CFP n’impose pas d’approche, de format ou de méthodologie spécifique pour effectuer l’évaluation cyclique, mais dans le cadre du projet pilote et son travail pour le CPVP, la CFP a respecté les grandes recommandations émises dans son guide « Évaluation cyclique de la dotation », soit :

• Évaluation des risques afin de déterminer les domaines et exigences sur lesquels devrait porter l’évaluation cyclique. Pour définir les risques, il faut tenir compte des résultats de la surveillance continue antérieure, des données de la CFP sur les activités de dotation du CPVP incluant plaintes en matière de dotation, des griefs ou demandes d’enquête, résultats au Sondage sur la dotation et l’impartialité politique et revue structurée du processus de nomination
• Évaluation du système de dotation, soit le Cadre de dotation du Commissariat et l’Instrument de subdélégation des pouvoirs de dotation du CPVP.
• Évaluation de la conformité, c’est-à-dire les exigences de base qui assurent l’intégrité du système de dotation, comme le mérite, les langues officielles, les droits de priorité, l’équité en matière d’emploi, les mesures d’adaptation, la préférence accordée aux anciens combattants, en menant une évaluation d’un échantillon adéquat de dossiers de dotation.
• Préparation d’un rapport donnant des conclusions significatives sur la santé du système de dotation.

Dates de réalisation des étapes clés

Rencontre initiale entre les représentants du CPVP et de la CFP pour discuter des modalités du projet pilote	13 novembre 2019
Signature du Protocole d’entente	Novembre 2019
Revue de dossier pas à pas	15 janvier 2020
Présentation de la CFP sur l’analyse de risques et prochaines étapes	10 et 13 novembre 2020
Soumission des dossiers de dotation pour la revue de conformité	22 décembre 2020 au 26 janvier 2021
Rencontre sur les résultats préliminaires de la revue de conformité	6 avril 2021
Soumission de l’ébauche anglaise du rapport de la CFP	19 avril 2021
Soumission du rapport bilingue final de la CFP	12 mai 2021
Présentation du rapport du CPVP sur l’évaluation cyclique de la dotation 2016-2021 au Comité de vérification du CPVP	1er juin 2021
Soumission du rapport du CPVP sur l’évaluation cyclique de la dotation 2016-2021 à la CFP	À remettre au plus tard le 1er octobre 2021

Conclusions de la CFP

Évaluation du système de dotation

Il a été déterminé que le Cadre de dotation du Commissariat et l’Instrument de subdélégation des pouvoirs de dotation du CPVP respectent les exigences de l’IDRN.

Bien que des activités de surveillance continue sont faites, il serait bénéfique de présenter les résultats à la haute gestion de manière plus régulière pour ainsi fournir une vue d’ensemble du système de dotation dans le but de continuellement améliorer son efficacité et son efficience.

Évaluation de la conformité

Les résultats indiquent un taux généralement élevé de conformité.

Un dossier de dotation a révélé des différences entre la version française et la version anglaise des qualifications requises (utilisation de « et », « ou » « et/ou »).

Un dossier de dotation, considéré une nomination externe non-annoncée par le CPVP, a soulevé des questionnements de la part de la CFP au niveau des obligations des organisations lors de l’affichage. Durant la vérification, la CFP a demandé des clarifications à sa direction des politiques et il a été déterminé que le CPVP a appliqué la compréhension générale du terme « annoncé ». La CFP a rappelé la déclaration du Président émise en mai 2019 à l’effet que « toutes les possibilités d’emploi annoncées pour les organisations visées par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique doivent être affichées sur les sites Web d’Emplois GC », mais reconnaît aussi ne pas encore avoir publié auprès des organisations d’orientation claire à ce sujet.

Réponse de la direction des RH

La Direction des RH est satisfaite de ce bilan positif. Tout au long du processus d’évaluation cyclique, la CFP a tenu informé les représentants en RH de la méthodologie utilisée et a fourni un rapport d’étape. Par conséquent, la Direction des RH est en accord avec le processus suivi et est confiant que les conclusions obtenues sont un reflet exact de la santé du système de dotation du Commissariat.

Prochaines étapes

Système de dotation

Dans un but d’amélioration continue, le plan stratégique des ressources humaines 2020-2023 du Commissariat prévoyait déjà certaines actions touchant la dotation, notamment la révision du Cadre de dotation. Cette révision touchera principalement l’actuelle approche de dotation fondée sur les risques et le cadre de surveillance de la dotation. La direction des RH est à se questionner sur l’orientation qu’elle souhaite prendre au niveau des activités de surveillance continue et explore certaines idées de d’autres organisations comme l’examen de l’efficacité et de l’efficience, la durée des processus de dotation, l’analyse des données internes, les tendances et priorités gouvernementales en matière de dotation, la qualité de l’embauche, etc. La mise en œuvre du nouveau Cadre de dotation est prévue dans la deuxième moitié de 2021-2022 et la direction des RH va s’assurer qu’il continue à respecter les exigences prescrites par la CFP et les outils de référence applicables.

Les activités suivantes, certaines incluses dans le plan stratégique des ressources humaines 2020-2023, permettront également de présenter des résultats de dotation à la haute gestion de manière plus formelle :

• Participer aux initiatives gouvernementales (ex : appel à l’action sur l’équité en matière d’emploi, la diversité et l’inclusion, cibles d’embauche de personnes en situation de handicap, insécurité linguistique)
• Obtenir des données RH pour faciliter l’analyse et la présentation de rapports/recommandations
• Résultats à venir du sondage 2021 sur la dotation et l’impartialité politique

Conformité

En ce qui concerne la note de la CFP au sujet de la différence entre les versions françaises et anglaises des qualifications requises, l’équipe de la dotation et les personnes subdéléguées en dotation devront continuer à apporter une attention particulière à ce sujet lors la révision des qualifications. Il est important que les qualifications soient identiques dans les deux langues officielles pour éviter une incidence sur les personnes admissibles à postuler ou à participer au processus de nomination ou à ses résultats. Un nouveau gabarit d’énoncé de critère de mérite, qui devrait permettre une comparaison plus efficace, sera mis à l’essai d’ici le 31 mai 2021. Cet enjeu sera aussi adressé en s’efforçant de développer des qualifications courtes, claires et sans ambiguïté. La traduction des qualifications devrait aussi être faite, dans la mesure du possible, par le service de traduction. Une traduction professionnelle assurerait une vigilance accrue de ces éléments. La direction des RH prévoit contacter le service interne de traduction pour leur rappeler l’importance d’une traduction juste et équivalente. Ainsi, la direction des RH est confiante que les actions ci-dessous vont permettre de réduire l’apparition de telles coquilles dans les documents :

• mise en œuvre du nouveau gabarit;
• sensibilisation auprès du service interne de traduction;
• poursuite de la révision des documents (notamment les énoncés de critères de mérite, guides de cotation, etc.) de la part de l’équipe de dotation et
• approbation des personnes subdéléguées en dotation avant de faire des affichages sur le site Web d’Emplois GC.

Enfin, concernant le point soulevé de la part de la CFP touchant les exigences en matière d’affichage, la direction des RH va continuer de respecter la Politique de nomination de la CFP c’est-à-dire s’assurer que les annonces sont affichées sur le site internet de Ressourcement de la fonction publique du Gouvernement du Canada. Il est à noter que la stratégie de dotation pour le processus de nomination en référence dans le rapport de la CFP était, du départ, de procéder avec un processus non-annoncé. Ce contexte explique ainsi la raison de l’absence d’affiche sur le site internet de Ressourcement de la fonction publique. Il est également noté que la CFP n’a pas publié d’orientation claire à ce sujet. Advenant qu’une telle orientation soit publiée par la CFP, l’équipe de dotation du CPVP va s’assurer de respecter les exigences décrites et, en cas de doute, consulter le conseiller au soutien en dotation de la CFP.

Attestation de l’administrateur général

Conformément aux exigences de l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, je soumets à la Commission de la fonction publique le rapport d’évaluation cyclique organisationnelle complétée cette année.

Signature:

Annexe A – Rapport d’évaluation cyclique pour le CPVP (évaluation menée par la CFP)

Rapport d’évaluation cyclique pour le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Évaluation menée par la Commission de la fonction publique

Date de soumission du rapport final à l’organisation : 12 mai 2021

Table des matières

Sommaire

À propos de l’évaluation cyclique

Conformément à l’article 3 de l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) de la Commission de la fonction publique (CFP), les administrateurs généraux doivent évaluer, sur une base cyclique, au moins à chaque cinq ans, le respect des exigences prévues par l’Instrument, la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), les autres lois et règlements applicables, la Politique de nomination de la CFP ainsi que les politiques organisationnelles en matière de dotation et l’instrument de subdélégation. Cette évaluation cyclique fut menée par la CFP au nom du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (Commissariat).

Dans le cadre de cette évaluation cyclique, la CFP a eu des entretiens variés avec les représentants organisationnels et a analysé des sources d’information pertinentes telles que les données dont dispose la CFP ainsi que des politiques, des guides, des plans et des documents clés de dotation propres à l’organisation. La CFP a réalisé une évaluation des risques afin d’identifier les aspects et les exigences sur lesquels l’évaluation cyclique en matière de dotation devrait focaliser, de même que la période de l’étendue et l’échantillon des actions de dotation à être examiné.

Une évaluation fut menée sur les diverses composantes du système de dotation (cadre) organisationnel du Commissariat, incluant la subdélégation ainsi que les composantes de surveillance et de rapport, et ce afin de déterminer si les exigences de l’IDRN de la CFP furent respectées et également d’identifier les forces aussi bien que les aspects devant être améliorés. Un petit échantillon de nominations fut également examiné pour évaluer la conformité aux exigences de base de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), d’autres statuts et règlements applicables, l’IDRN, la Politique de nomination de la CFP, de même que les politiques de dotation organisationnelles et l’instrument de subdélégation.

Principaux résultats

L’évaluation cyclique menée par la CFP au nom du Commissariat a conclu que :

Évaluation du cadre organisationnel de dotation : L’administrateur général du Commissariat a mis en œuvre les exigences d’un système de dotation organisationnel identifié dans l’IDRN de la CFP ainsi que les exigences de l’IDRN en matière de subdélégation. En ce qui concerne les exigences de l’IDRN en matière de surveillance et des rapports, nous avons noté qu’une communication plus fréquente des résultats sur la surveillance continue des activités de dotation à la haute gestion pourrait fournir une image plus complète du système de dotation de l’organisation, et ce en vue d’améliorer son efficience et son efficacité.

Évaluation de la conformité des processus de nomination : la conformité globale aux exigences de dotation est généralement élevée quant à la considération appropriée des bénéficiaires de priorité, du mérite et des autres pouvoirs liés aux nominations.

Contexte

En avril 2016, lors du renouvellement du cadre de surveillance de la Commission de la fonction publique (CFP), les administrateurs généraux furent dotés de plus de responsabilités et de discrétion pour surveiller les activités de dotation au sein de leur organisation. À cet égard, les administrateurs généraux sont tenus de surveiller et de rendre compte de leurs activités de surveillance en matière de dotation en fonction de ce qui est décrit dans l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN).

En vertu de la section 3 de l’IDRN, les administrateurs généraux doivent évaluer, sur une base cyclique, et ce au moins une fois à chaque cinq ans, la conformité aux exigences établies dans l’Instrument, la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, d’autres statuts et règlements connexes, la Politique de nomination de la CFP, de même que les politiques de dotation organisationnelles et l’instrument de subdélégation.

Ces résultats d’évaluation cyclique doivent être partagés avec la CFP au cours de l’année durant laquelle l’évaluation est complétée, soit séparément ou comme composante de leur rapport annuel à la CFP tel qu’exigé à l’annexe D de l’IDRN. Toutes les organisations doivent soumettre leur rapport d’évaluation cyclique à la CFP d’ici le 1^er octobre 2021.

Les évaluations cycliques sont une composante importante de l’approche de surveillance renouvelée. Elles permettent aux administrateurs généraux d’obtenir un vaste aperçu de l’état du système de dotation et d’identifier les aspects qui doivent être renforcés, de même que les mesures pouvant être mises en place pour corriger les faiblesses. Les évaluations cycliques permettent également à la CFP d’obtenir une compréhension plus approfondie de la nature des défis et des succès vécus par les organisations au sein de la fonction publique fédérale et qui permettent à la CFP d’ajuster son orientation et son appui tel qu’exigé.

Selon l’IDRN, les administrateurs généraux à la tête d’organisations plus petites peuvent conclure une entente avec la CFP afin que cette dernière puisse mener leurs évaluations cycliques en leur nom.

Au printemps 2019, la CFP a communiqué avec les organisations de plus petites tailles intéressées à obtenir l’appui de la CFP afin de mener une évaluation cyclique en leur nom et valider leur intérêt à participer à un projet pilote. En bout de ligne, 12 organisations participantes ont établi une entente avec la CFP dans le cadre du Projet pilote d’évaluation cyclique.

C’est dans ce contexte que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a demandé à la CFP de mener cette évaluation cyclique en son nom.

Aperçu du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Mandat et mission

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (Commissariat) a été créé en 1983 à la suite de l’adoption de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui régit les pratiques de traitement des renseignements personnels des ministères et organismes fédéraux. En 2001, le mandat du Commissariat a été élargi pour englober les entreprises du secteur privé sous le régime de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Le commissaire à la protection de la vie privée du Canada est indépendant du gouvernement et est un agent du Parlement duquel il relève directement. Il a pour mission de protéger et de promouvoir le droit à la vie privée des personnes. Le Commissariat veille au respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui porte sur les pratiques de traitement des renseignements personnels utilisées par les ministères et les organismes fédéraux, et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), qui est la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Taille de l’organisation et nombre d’employés

Le Commissariat est une organisation de petite taille. Au 1^er avril 2021, le Commissariat a déclaré avoir 230 employés, y compris les employés nommés pour une période indéterminée ou déterminée, les employés occasionnels et les étudiants.

Environnement opérationnel

En tant qu’agent du Parlement, le Commissariat est chargé de surveiller et d’assurer la conformité à la Politique sur l’audit interne et doit établir et maintenir un comité de vérification. Les membres de tels comités ne sont pas nommés à l’issue du processus de nomination du Conseil du Trésor (CT) dirigé par le contrôleur général du Canada. Le comité de vérification ministériel du Commissariat joue un rôle clé dans les questions de conformité, y compris la dotation.

Dans le budget fédéral de 2019, le Commissariat a reçu un montant récurrent de 4 millions de dollars et un montant temporaire de 1,1 million de dollars pour réduire l’arriéré des plaintes relatives à la protection de la vie privée datant de plus d’un an et donner aux Canadiens un règlement plus rapide de leurs plaintes.

Méthodologie

Alors qu’il n’y a pas d’approche ou de méthodologie prescrite pour mener une évaluation cyclique de la dotation, le guide de la CFP mentionne que l’évaluation doit être rigoureuse et puisse fournir des résultats fiables, pertinents. De plus, elle doit être complétée par une évaluation des risques afin d’identifier les aspects et les exigences sur lesquels l’évaluation cyclique devrait focaliser. Enfin, l’évaluation devrait inclure une évaluation du cadre de dotation organisationnel (par ex., politiques en place, instrument de subdélégation) et devrait examiner un échantillon de dossiers de nomination pour s’assurer de la conformité.

L’Outil de référence pour la surveillance de la dotation (ORSD) de la CFP constitue une ressource qui souligne les diverses exigences de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), d’autres statuts et règlements, la Politique de nomination de la CFP ainsi que l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) de la CFP envers les administrateurs généraux. Alors que l’outil ne présente pas une liste exhaustive de toutes les exigences relatives en matière de dotation, et que son usage est optionnel, il fut utilisé dans le cadre de notre méthodologie pour identifier les aspects et les exigences sur lesquels l’évaluation cyclique devrait focaliser.

Dans le cadre de l’évaluation cyclique, la CFP a rencontré des représentants organisationnels, a mené des entrevues supplémentaires et a analysé des sources d’information pertinentes telles que les données consignées par la CFP ainsi que des politiques, des guides, des plans et des documents clés propres aux organisations.

Basé sur le contexte de la dotation du Commissariat, la CFP a réalisé une analyse des risques afin d’identifier les aspects et les exigences sur lesquels l’évaluation cyclique de dotation devrait se concentrer, de même que la période de temps et l’échantillon des actions de dotation devant être examinées.

L’évaluation des risques a pris en considération de l’information quantitative et qualitative telle que les données de la dotation organisationnelles, les priorités de dotation et les défis identifiés par l’organisation, les résultats de surveillance continue dans le passé et en cours, les résultats de la revue d’un dossier de dotation pas à pas afin d’obtenir une meilleure compréhension des pratiques clés et des outils de dotation, des plaintes, des griefs ou des demandes d’enquête en matière de dotation ainsi que toute autre information pertinente et étant disponible.

Nous avons par la suite mené une évaluation systémique des diverses composantes du système de dotation (cadre) du Commissariat, incluant la subdélégation, la surveillance et les exigences de rapport, et ce afin de déterminer si les exigences de l’IDRN de la CFP furent respectées et également d’identifier les forces aussi bien que les aspects devant être améliorés.

Enfin, nous avons examiné un petit échantillon de nominations pour évaluer la conformité aux exigences de base de la Loi sur l’emploi de la fonction publique (LEFP), d’autres statuts et règlements applicables, l’IDRN, la Politique de nomination de la CFP, de même que les politiques de dotation organisationnelles et l’instrument de subdélégation.

Résultats de l’évaluation des risques de l’organisation

Tel qu’il est indiqué dans la section précédente, nous avons pris en compte des sources d’information quantitatives et qualitatives dans le cadre de notre évaluation des risques du Commissariat. Les principaux résultats sont présentés ci-après.

Priorités et défis en matière de dotation cernés par l’organisation

En tant que petite organisation, le Commissariat s’est engagé à investir dans sa main-d’œuvre actuelle et à la conserver. Cependant, étant donné la taille de l’organisation, il se peut que des employés se tournent vers l’extérieur de l’organisation pour faire progresser leur carrière ou obtenir une promotion. Le Commissariat a mentionné qu’il n’est pas une organisation nécessairement bien connue des fonctionnaires, ce qui peut expliquer les difficultés de recrutement. Au cours des deux dernières années, le Commissariat a fait l’objet de l’attention des médias, ce qui pourrait avoir un impact positif sur sa capacité future à attirer des candidats.

En raison du mandat très précis du Commissariat, le besoin de compétences spécialisées (c.-à-d. l’application et l’interprétation de la Loi sur la protection des renseignements personnels) est un autre facteur à prendre en considération pour la dotation, ce qui entraîne des difficultés de recrutement. De plus, en raison de sa petite taille, un poste vacant peut avoir un impact considérable sur la capacité à répondre aux exigences organisationnelles et entraîner des lacunes importantes.

Données sur la dotation de l’organisation

Le tableau ci-dessous donne un aperçu des activités de dotation du Commissariat depuis la mise en œuvre de la nouvelle orientation en matière de dotation en 2016.

Activités de dotation du Commissariat

Années	Processus interne annoncé	Processus externe annoncé	Processus interne non annoncé	Processus externe non annoncé	Total
2016-2017	11	2	5	6	24
2017-2018	14	2	10	5	31
2018-2019	16	4	14	8	42
2019-2020	14	5	9	19	47

Les principaux groupes professionnels du Commissariat sont les AS (services administratifs), les PM (administration de programmes) et les CS (systèmes informatiques).

Résultats du Sondage sur la dotation et l’impartialité politique

Le Sondage sur la dotation et l’impartialité politique (SDIP) a été mené du 22 février au 20 avril 2018. Le taux de réponse global du Commissariat pour le SDIP 2018 était de 46,8 %, ce qui est légèrement inférieur au taux de réponse moyen des organisations de taille similaire (52,8 %).

Les résultats du SDIP ont été généralement positifs pour le Commissariat. La majorité des répondants étaient d’accord pour dire que la dotation se faisait de manière transparente et équitable, et la grande majorité des gestionnaires ont déclaré comprendre la nouvelle orientation en matière de dotation et les politiques connexes du Commissariat. Un peu plus de la moitié des gestionnaires ont indiqué que les options de dotation mises à leur disposition au sein de leur organisation leur permettent de répondre à leurs besoins en dotation aussi rapidement qu’il le faut.

Points saillants des mécanismes de surveillance

Un examen des rapports de vérification publiés et des décisions provenant de divers mécanismes de surveillance entre le 1^er avril 2016 et le 1^er avril 2021 a montré ce qui suit :

• Vérifications de la CFP : Le Commissariat n’a participé à aucune des vérifications à l’échelle du système de la CFP
• Enquêtes de la CFP : NIL
• Plaintes à la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral (CRTESPF) : NIL
• Décisions par le Tribunal canadien des droits humains : NIL

Revue de dossier pas à pas

Dans le cadre de notre évaluation des risques pour cette évaluation cyclique, un exercice de dossier pas à pas a été effectué avec des représentants de l’organisation afin de comprendre la façon dont le Commissariat gère ses processus de dotation.

Nous avons examiné un processus interne annoncé et le représentant des ressources humaines du Commissariat a confirmé qu’ils utilisent la même approche lorsqu’ils travaillent sur des processus externes annoncés. Les procédures et les étapes observées dans le dossier de nomination examiné étaient conformes au cadre de dotation établi par le Commissariat.

Au cours de l’exercice de dossier pas à pas, une discussion a eu lieu sur la façon dont la validation des diplômes était effectuée au Commissariat, car il n’était pas clair si un processus formel était en place. Depuis lors, le Commissariat a confirmé que les RH examinent systématiquement la version originale des titres de formation et qu’il existe une pratique établie pour échanger les informations sur la formation entre les RH et la Sécurité afin d’éviter le dédoublement des efforts.

Évaluation du cadre organisationnel de dotation

Tel qu’indiqué dans l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) de la CFP, les administrateurs généraux doivent établir les exigences du cadre de dotation organisationnel. Les exigences et les résultats de notre évaluation sont mentionnés ci-bas.

La portée de notre évaluation comprenait un examen des politiques de dotation du Commissariat et de la documentation connexe couvrant la période du 1^er avril 2016 au 31 mars 2021.

Le Cadre de dotation du Commissariat est entré en vigueur le 1^er juillet 2016 et vise à fournir une feuille de route axée sur les exigences de base et qui permet aux gestionnaires subdélégués d’exercer un jugement éclairé dans un environnement où la souplesse et la responsabilité sont accrues.

Le Cadre de dotation du Commissariat est composé du Régime du système de dotation et de six modules associés :

• Module 1 : Politique relative au système de dotation du Commissariat
• Module 2 : Directive sur le choix du processus de nomination (annoncé et non annoncé)
• Module 3 : Politique sur la zone de sélection
• Module 4 : Directive sur la justification des décisions de sélection
• Module 5 : Approche de dotation fondée sur les risques
• Module 6 : Cadre de surveillance de la dotation

Système de dotation de l’organisation — Section 1 de l’IDRN

L’administrateur général du Commissariat a mis en œuvre les exigences d’un système de dotation organisationnel indiqué dans l’Instrument de délégation de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) de la CFP, tel que décrit ci-dessous :

1. Établir une politique sur la zone de sélection pour les processus de nomination internes qui, au minimum :

1. prévoit un accès raisonnable lors de l’annonce de possibilités d’emploi;
2. fournit un accès raisonnable à un recours;
3. respecte les droits résiduels des employés d’Anciens Combattants Canada et de la Régie de l’énergie du Canada.

Le module 3 du Cadre de dotation du Commissariat décrit la nouvelle Politique sur la zone de sélection qui a été approuvée par l’administrateur général et dont la date d’entrée en vigueur est le 1^er juillet 2016. Cette politique respecte les exigences de l’IDRN mentionnées ci-dessus.

2. Établir une directive ‒ par le truchement de politiques, d’instruments de planification ou d’autres moyens ‒ pour le recours aux processus de nomination annoncés et non annoncés.

Le module 2 du Cadre de dotation du Commissariat décrit la Directive sur le choix du processus de nomination (annoncé et non annoncé) qui a été approuvée par l’administrateur général et dont la date d’entrée en vigueur est le 1^er juillet 2016. La Directive expose les principaux éléments que les gestionnaires subdélégués doivent prendre en considération pour déterminer s’ils doivent recourir à un processus annoncé ou non annoncé.

3. Établir les exigences auxquelles les personnes subdéléguées doivent répondre pour justifier, par écrit, leur choix de candidat.

Le module 4 du Cadre de dotation du Commissariat décrit la Directive sur la justification des décisions de sélection qui a été approuvée par l’administrateur général et dont la date d’entrée en vigueur est le 1^er juillet 2016. La Directive comprend des exigences imposant aux gestionnaires subdélégués de formuler par écrit leur décision de sélection.

4. Consulter l’employeur ou les agents négociateurs au sujet des politiques de dotation de l’organisation sur demande, ou s’ils estiment que de telles consultations sont nécessaires ou souhaitables.

Les représentants des RH organisationnelles ont expliqué qu’ils n’étaient pas employés au Commissariat lorsque les politiques organisationnelles actuelles en matière de dotation ont été élaborées et qu’ils ne peuvent donc pas confirmer si des consultations avec l’employeur et les agents négociateurs ont été demandées ou jugées nécessaires à l’époque.

Subdélégation — Section 2 de l’IDRN

Pour des besoins de subdélégation des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes, l’administrateur général du Commissariat a mis en œuvre les exigences de l’IDRN en matière de subdélégation, telles qu’elles sont décrites ci-dessous :

1. Préciser et documenter les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes qui sont subdélégués, et à quelles personnes ces pouvoirs sont subdélégués.

L’administrateur général du Commissariat doit indiquer et documenter la nomination et les pouvoirs de nomination subdélégués et à qui ces pouvoirs sont subdélégués dans son Instrument de subdélégation, en vigueur depuis le 1^er avril 2018.

En avril 2020, le Commissariat comptait 42 gestionnaires subdélégués : 25 gestionnaires exercent le pouvoir subdélégué de mener des processus d’évaluation et 17 gestionnaires, celui de procéder à des nominations.

2. Établir les exigences de formation préalables à la subdélégation.

L’administrateur général du Commissariat a établi des conditions préalables de formation pour les différents pouvoirs subdélégués. Par exemple, pour mener un processus de nomination, les gestionnaires doivent avoir suivi la formation d’orientation sur la dotation offerte par l’unité des RH. Alors que pour procéder à une nomination, les gestionnaires doivent avoir réussi soit le cours P901 — Dotation : Un outil de renouvellement de l’effectif à l’intention des gestionnaires, soit une formation interne équivalente dans une organisation assujettie à la LEFP ou bien posséder une combinaison acceptable de connaissances, de formation ou d’expérience, et avoir suivi la formation interne d’orientation en matière de dotation.

3. Avant de subdéléguer les pouvoirs, s’assurer que les personnes sur le point d’être subdéléguées.

1. Ont suivi la formation requise :
   L’équipe de formation des RH du Commissariat est chargée de s’assurer que les conditions préalables en matière de formation sont remplies avant que l’équipe de dotation en RH ne procède à la subdélégation. L’équipe de dotation des RH vérifie ensuite si la formation requise en matière de délégation de pouvoirs financiers a été suivie, dispense la formation interne et prépare ensuite la lettre de subdélégation.
2. Ont signé un formulaire d’attestation qui comprend, au minimum, les exigences énoncées à l’annexe C :
   Selon l’instrument de subdélégation du Commissariat, la signature de la lettre de subdélégation jointe au formulaire d’attestation est une condition préalable à la subdélégation. Le formulaire d’attestation du Commissariat comprend toutes les exigences qui figurent à l’annexe C de l’IDRN. En outre, il indique que si les gestionnaires subdélégués enfreignent l’une des dispositions de l’accord, cela peut entraîner le retrait des pouvoirs subdélégués ou l’imposition de restrictions ou de conditions supplémentaires dans l’exercice de ces pouvoirs, y compris des mesures disciplinaires et de rendement selon la nature de l’infraction ou de l’abus.

4. Communiquer, par écrit, aux personnes sur le point d’être subdéléguées les conditions liées à la subdélégation, ainsi que les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes qui leur sont subdélégués.

Une fois que les conditions préalables de la formation sont remplies et qu’un formulaire d’attestation a été signé par la personne à qui les pouvoirs ont été subdélégués, une lettre de subdélégation accompagnée d’une copie de l’instrument de subdélégation lui est remise. L’Instrument de subdélégation comprend les conditions de la subdélégation, ainsi que les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes qui lui sont subdélégués. Une fois que la lettre de subdélégation a été signée par la personne subdéléguée, elle est renvoyée à l’équipe de dotation des RH qui tient à jour la liste des personnes subdéléguées.

5. S’assurer que les personnes subdéléguées reçoivent les renseignements ainsi que les conseils et les services en matière de ressources humaines dont elles ont besoin pour exercer leurs pouvoirs subdélégués.

La responsabilité des RH de fournir aux gestionnaires subdélégués des conseils judicieux et convaincants est décrite à la section 6 — Mesures correctives et révocation de l’Instrument de subdélégation du Commissariat. Le Cadre de dotation du Commissariat renforce également la nécessité pour les RH de fournir des conseils stratégiques cohérents et opportuns aux gestionnaires sur l’application de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et des règlements connexes, de la Politique de nomination de la CFP et du Cadre de dotation du Commissariat.

Surveillance et rapports — Section 3 de l’IDRN

L’administrateur général du Commissariat a mis en œuvre les exigences de l’IDRN en matière de surveillance et de rapports, telles qu’elles sont décrites ci-dessous :

Conformément à l’IDRN, les administrateurs généraux doivent faire ce qui suit :

1. Dans le cadre de la surveillance continue^{Note de bas de page 1} de leur système de dotation, évaluer, de manière cyclique, le respect des exigences prévues par le présent instrument de délégation, la LEFP, les autres lois et règlements applicables, la Politique de nomination de la CFP, ainsi que les politiques organisationnelles en matière de dotation et l’instrument de subdélégation.

En 2017, le Commissariat a retenu les services d’un consultant pour réaliser un exercice de suivi des dossiers de dotation couvrant les exercices de 2014 à 2017. L’examen a porté sur 75 dossiers, y compris toutes les nominations découlant de processus non annoncés et une sélection aléatoire de tous les autres types de nominations par an. Le rapport présentait la façon dont les risques liés aux mesures de dotation quant aux processus non annoncés ont été gérés avec l’aide des conseils formulés par les conseillers en RH; il comprenait aussi entre autres des observations relatives à l’évaluation, à l’équité en matière d’emploi, à la tenue des dossiers et aux lettres d’offre. Le rapport concluait qu’« en termes d’évaluation générale des risques, aucun des dossiers examinés ne contenait d’erreurs qui auraient pu entraîner des risques importants pour l’organisation […] ».

Les représentants du Commissariat ont expliqué que, bien qu’aucun autre exercice formel de surveillance de la dotation n’ait été réalisé depuis lors, ils surveillent périodiquement les activités de dotation à l’aide d’une liste de contrôle, mais que la communication des résultats à la haute direction se fait sur une base ad hoc. La communication des résultats de la surveillance continue des activités de dotation sur une base régulière pourrait fournir à la direction une image plus complète de l’état de son système de dotation en vue d’en améliorer l’efficience et l’efficacité.

2. S’assurer que des mesures de redressement appropriées sont prises pour remédier aux manquements.

Pour donner suite aux observations découlant de l’exercice de surveillance de la dotation mené en 2018 par le consultant, l’équipe des RH a préparé un Examen des dossiers de dotation - Rapport sommaire 2017 (plan d’action) qui comprenait l’état des mesures recommandées pour chaque dossier de dotation examiné.

De plus, la Direction des RH a fait une présentation sur les principales constatations et les mesures correctives prises pour remédier aux lacunes cernées lors de la réunion du Comité ministériel de vérification du Commissariat du 15 juin 2018. La présentation portait également sur les différentes mesures de contrôle mises en œuvre pour soutenir le recours continu à des pratiques exemplaires et l’amélioration des outils de dotation.

3. Faire rapport à la CFP à l’égard des domaines mentionnés à l’annexe D de l’IDRN :

Les administrateurs généraux doivent faire rapport annuellement à la Commission de la fonction publique (CFP) sur :

• l’utilisation du Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique et du Règlement sur les langues officielles — nominations dans la fonction publique;
• les exceptions approuvées par les administrateurs généraux à l’exigence relative à la zone nationale de sélection dans le cadre des processus de nomination externes annoncés;
• les résultats des évaluations cycliques organisationnelles requises entreprises durant l’année, le cas échéant;
• les résultats de toute enquête interne réalisée au cours d’un exercice donné, s’il y a lieu.

Depuis la mise en œuvre de la Nouvelle orientation en dotation, le Commissariat a présenté un rapport à la CFP chaque année concernant les domaines indiqués à l’annexe D de l’IDRN.

Évaluation de la conformité

Concernant l’évaluation de la conformité, tandis que les ministères et les organismes sont responsables de se conformer à toutes les exigences des lois et des politiques, les administrateurs généraux peuvent déterminer l’ampleur et la portée des exigences à évaluer au cours de leur évaluation cyclique.

Comme point de départ, on doit prendre en considération les exigences de base qui assurent l’intégrité du système de dotation, comme :

• le mérite
• les langues officielles
• les droits de priorité
• l’équité en matière d’emploi
• les mesures d’adaptation
• la préférence accordée aux anciens combattants

La portée de l’évaluation devrait aussi inclure un échantillon adéquat de dossiers de dotation pour mieux comprendre l’état du système de dotation selon une perspective de la conformité. Les variables prises en considération incluaient:

• le volume de nominations
• le type de nominations:
  • annoncées et non annoncées
  • processus externes et internes
  • nominations pour une période indéterminée, pour une durée indéterminée et des nominations intérimaires
• les nominations à l’administration centrale et dans les régions
• les types d’emploi (catégories, groupes et niveaux)
• les nominations au groupe de la direction et dans les autres groupes

Champ d’application et échantillonnage

En tenant compte des résultats de l’évaluation des risques et de l’évaluation du système de dotation organisationnel décrits dans les sections précédentes du présent rapport, nous avons examiné un échantillon ciblé de nominations effectuées entre le 1^er juin 2018 et le 31 décembre 2020 afin d’évaluer la conformité aux exigences législatives et politiques.

Veuillez-vous référer à l’annexe A pour une liste des exigences fondamentales examinées dans le cadre de cette évaluation cyclique.

Résultats de conformité

Prise en considération de la candidature des bénéficiaires de priorité

Attentes:

La Loi sur l’emploi dans la fonction publique et le Règlement sur l’emploi dans la fonction publique donnent droit à certaines personnes répondant à des conditions précises d’être nommées de façon prioritaire. Conformément à la Politique de nomination de la CFP, les administrateurs généraux doivent évaluer les bénéficiaires de priorité et respecter les exigences d’application de ces droits conformément à la Directive sur l’administration des priorités, incluant l’obtention de l’autorisation en matière de priorité de la part de l’organisme, avant de lancer tout processus de nomination.

Ce que nous avons constaté :

• Une autorisation en matière de priorité était requise pour six des dix processus de nomination examinés. Dans les six cas, une autorisation de priorité a été obtenue auprès de la CFP avant la nomination. De plus, dans les six processus de nomination, les personnes ayant un droit de priorité ont été évaluées.
• Dans l’un des six processus de nomination où une autorisation en matière de priorité était requise, nous avons constaté des différences entre les qualifications essentielles et/ou les conditions d’emploi indiquées dans la demande d’autorisation en matière de priorité et celles appliquées dans le processus et la décision de nomination, ce qui peut avoir empêché les personnes bénéficiant d’un droit de priorité d’être prises en considération de façon équitable.
• Dans les six processus de nomination pour lesquels une autorisation en matière de priorité était requise, la durée de la nomination et/ou le type de processus de nomination indiqués dans la demande d’autorisation en matière de priorité étaient les mêmes que ceux appliqués dans le processus et la décision de nomination.

Lors de l’affichage

Attentes:

Conformément à la Politique de nomination de la CFP, les administrateurs généraux doivent appliquer une zone de sélection nationale pour les processus de nomination externes annoncés, à l’exception de ce qui est énoncé à l’annexe A de la Politique de nomination.

De plus, ils doivent s’assurer que les annonces sont affichées sur le site internet de Ressourcement de la fonction publique du Gouvernement du Canada et sont accessibles aux personnes dans la zone de sélection pour, au minimum, une journée ouvrable complète (au moins 24 heures).

Ce que nous avons constaté :

L’échantillon comprenait un processus de nomination externe considéré comme non annoncé par l’organisation, bien qu’un appel à candidatures ait été publié sur le site Web d’une association professionnelle régionale. Conformément au dossier de dotation, trois candidats ont exprimé leur intérêt, deux ont passé une entrevue, et l’un d’eux a été nommé à un poste de durée déterminée.

Sur la base de ces informations, nous nous sommes demandé si ce processus de nomination externe aurait dû être considéré comme annoncé et, à ce titre, si :

• l’annonce aurait dû être faite sur le site Web de ressourcement de la fonction publique du gouvernement du Canada;
• l’annonce aurait dû être affichée en français et en anglais pour respecter les obligations en matière de langues officielles;
• une zone nationale de sélection aurait dû être appliquée ou une exception demandée et approuvée par l’administrateur général.

Nous avons demandé des précisions sur la Politique de nomination de la CFP et avons été informés que le processus de nomination en question semble correspondre à la compréhension générale de ce qu’implique le terme « annoncée ». Bien que nous reconnaissions que la CFP n’a pas encore publié d’orientation à ce sujet, une direction fut, cependant, donnée aux organisations par le biais d’une déclaration du Président en mai 2019, repérable dans l’encadré à la droite.

Dotation fondée sur le mérite

Attentes :

La Loi sur l’emploi dans la fonction publique prévoit que toutes les nominations à la fonction publique et au sein de celle-ci sont fondées sur le mérite. Le paragraphe 30(2) de la Loi définit les conditions qui doivent être réunies pour déterminer le mérite, notamment les qualifications essentielles pour le travail à accomplir et, le cas échéant, toute qualification constituant un atout, toute exigence opérationnelle et tout besoin organisationnel précisé par l’administrateur général.

Conformément à l’annexe B de la Politique de nomination de la CFP, les administrateurs généraux doivent s’assurer que les renseignements relatifs à la nomination, notamment l’évaluation et les résultats des candidats, soient accessibles par voie électronique ou d’autres moyens, pendant une période minimale de 5 ans.

Ce que nous avons constaté :

Dans 10 nominations sur 10, la personne nommée possédait les qualifications essentielles, y compris les études et les exigences en matière de langues officielles demandées.

Dans 10 nominations sur 10, la personne nommée a satisfait aux qualifications constituant un atout, aux exigences opérationnelles et aux besoins organisationnels appliqués pour la nomination.

Obligations en matière de langues officielles

Attentes:

Conformément à la Politique de nomination de la CFP, les administrateurs généraux doivent respecter les obligations en matière de langues officielles tout au long du processus de nomination, notamment en fournissant des renseignements complets et exacts sur le processus de nomination dans les deux langues officielles. Cette obligation renforce aussi l’engagement pris dans le cadre de la Loi sur les langues officielles afin de s’assurer que le gouvernement du Canada offre des possibilités égales d’emploi et d’avancement aux Canadiens d’expression anglaise et française au sein des ministères et organismes fédéraux.

Ce que nous avons constaté :

Demandes d’autorisation en matière de priorité : Nous avons examiné six processus de nomination pour lesquels une demande d’autorisation prioritaire était requise et a été obtenue. Nous avons constaté des différences entre les versions française et anglaise de la demande de priorité dans l’un de ces processus de nomination.

Outils d’évaluation : Nous avons examiné deux processus de nomination qui nécessitaient des outils bilingues. Nous n’avons trouvé aucune différence entre les versions française et anglaise des outils d’évaluation.

Notifications : Nous avons examiné six processus de nomination pour lesquels une notification était requise. Nous avons constaté des différences entre les versions française et anglaise (c.-à-d. les critères de mérite) dans l’un de ces processus de nomination.

Préférence aux vétérans et aux citoyens canadiens

Attentes:

Conformément au paragraphe 39(1) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique dans le cadre d’un processus de nomination externe annoncé, les personnes ci-après sont nommées avant les autres candidats dans l’ordre indiqué, pourvu qu’elles possèdent les qualifications essentielles visées : les pensionnés de guerre, les anciens combattants ou les survivants des anciens combattants et les citoyens canadiens, au sens de la Loi sur la citoyenneté, dans les cas où une personne qui n’est pas citoyen canadien est aussi candidat.

Ce que nous avons constaté :

L’échantillon de nominations examiné ne comprenait pas de processus de nomination externe annoncé dans le cadre duquel un candidat a été nommé avant une personne qualifiée à laquelle s’appliquent les préférences décrites ci-dessus.

Formulaire d’attestation

Attentes:

Comme le prévoit l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, les personnes subdéléguées doivent avoir signé le formulaire d’attestation avant de faire une nomination.

Ce que nous avons constaté :

Dans neuf des 10 nominations examinées, la personne qui a fait l’offre de nomination avait signé le formulaire d’attestation avant de faire l’offre. Dans le cas restant, le formulaire d’attestation n’était pas requis, car la personne qui a fait l’offre de nomination était l’administrateur général.

Serment ou affirmation solennelle

Attentes:

Selon l’article 54 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, le serment ou l’affirmation solennelle constitue une condition de nomination pour les nominations de personnes provenant de l’extérieur de la fonction publique. Selon l’article 55 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, la date d’entrée en fonction d’une personne nouvellement nommée à un poste de la fonction publique doit correspondre à celle qui a été convenue, par écrit, entre le gestionnaire subdélégué et la personne nommée, ou la date à laquelle la personne nommée prête serment ou prononce l’affirmation solennelle.

Ce que nous avons constaté :

Nous avons examiné deux nominations externes et constaté que le serment ou l’affirmation solennelle avait été prêté au plus tard à la date de la nomination indiquée dans l’offre de nomination.

Aperçu des résultats de conformité

Le tableau 1 ci-dessous résume les résultats tirés de l’échantillon de l’examen. Les résultats indiquent que la conformité globale aux exigences en matière de dotation est généralement élevée en ce qui concerne la prise en compte adéquate des bénéficiaires d’un droit de priorité, du mérite et d’autres pouvoirs liés à la nomination.

Tableau 1 : Taux de conformité par exigence

Taille de l’échantillon : 10 ID du dossier de nomination :	Annonce	Zone nationale de sélection	Priorité Autorisation/ Recommandations	Langues officielles (LO)	Mérite : Qualifications essentielles/ Études /LO	Mérite : Qualifications constituant un atout/ Exigences opérationnelles/ Besoins organisationnels	Ordre de préférence	Serment ou affirmation solennelle	Formulaire d’attestation
CPP 1	S.O. Sans objet	S.O. Sans objet	S.O. Sans objet	S.O. Sans objet	✓ Conforme	✓ Conforme	S.O. Sans objet	✓ Conforme	S.O. Sans objet
CPP 2	S.O. Sans objet	S.O. Sans objet	S.O. Sans objet	S.O. Sans objet	✓ Conforme	✓ Conforme	S.O. Sans objet	✓ Conforme	S.O. Sans objet
CPP 3	S.O. Sans objet	S.O. Sans objet	S.O. Sans objet	S.O. Sans objet	✓ Conforme	✓ Conforme	S.O. Sans objet	✓ Conforme	S.O. Sans objet
CPP 4	S.O. Sans objet	S.O. Sans objet	S.O. Sans objet	S.O. Sans objet	✓ Conforme	✓ Conforme	S.O. Sans objet	✓ Conforme	S.O. Sans objet
CPP 5	✓ Conforme	S.O. Sans objet	✓ Conforme	✓ Conforme	✓ Conforme	✓ Conforme	S.O. Sans objet	✓ Conforme	S.O. Sans objet
CPP 6	S.O. Sans objet	S.O. Sans objet	✓ Conforme	✓ Conforme	✓ Conforme	✓ Conforme	S.O. Sans objet	✓ Conforme	S.O. Sans objet
CPP 7	S.O. Sans objet	S.O. Sans objet	✓ Conforme	✓ Conforme	✓ Conforme	✓ Conforme	S.O. Sans objet	✓ Conforme	S.O. Sans objet
CPP 8	S.O. Sans objet	S.O. Sans objet	✓ Conforme	X Non conforme	✓ Conforme	✓ Conforme	S.O. Sans objet	✓ Conforme	S.O. Sans objet
CPP 9	? Demande d’information	? Demande d’information	✓ Conforme	✓ Conforme	✓ Conforme	✓ Conforme	S.O. Sans objet	✓ Conforme	✓ Conforme
CPP 10	S.O. Sans objet	S.O.	✓ Conforme	✓ Conforme	✓ Conforme	✓ Conforme	S.O. Sans objet	✓ Conforme	✓ Conforme
Légende : Conforme ✓ [coche]; Partiellement conforme ◬ [triangle]; Non conforme X; Demande d’information ?; Sans objet S.O.

Conclusion

Dans l’ensemble, l’évaluation cyclique a permis de constater que l’administrateur général du Commissariat a mis en œuvre les exigences d’un système de dotation organisationnel décrit dans l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination de la CFP. Cela dit, le Commissariat est encouragé à communiquer plus souvent à la haute direction les résultats de sa surveillance continue des activités de dotation afin de donner une image plus complète de son système de dotation en vue d’en améliorer l’efficience et l’efficacité.

En ce qui concerne la conformité aux exigences en matière de dotation, l’examen d’un échantillon ciblé de dossiers de nomination a indiqué que la conformité globale est généralement élevée en ce qui concerne la prise en compte adéquate des personnes ayant un droit de priorité, des obligations en matière de langues officielles, du mérite et d’autres pouvoirs liés à la nomination.

Annexe A: Liste des exigences examinées pour la conformité

PROCESSUS DE NOMINATION

Zone de sélection	Références
A appliqué une zone nationale de sélection pour un processus de nomination externe annoncé, à l’exception de ce qui est prévu à l’annexe A.	Politique de nomination, s 6 et Annexe A, 3
Bénéficiaires de priorité	Références
L’organisation a obtenu un numéro d’autorisation en matière de priorité pour cette nomination (si requis)	Politique de nomination s 2, Annexe B 2 Directive sur l’administration des priorités s 8.2.6, 8.2.7 Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 38, par. 39.1, art. 40, par. 41(1) Règlement sur l’emploi dans la fonction publique par 4(1) – (10)
Si l’article 43 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique est invoqué pour une exclusion de la priorité, des preuves à l’appui des motifs ont été versées au dossier	Loi sur l’emploi dans la fonction publique art 43
Il n’y a eu aucune différence entre les exigences utilisées dans la demande d’autorisation en matière de priorité et celles utilisées lors de la nomination qui auraient pu empêcher un bénéficiaire de priorité d’être pris en considération. Une attention particulière a été accordée selon : le type de processus de nomination la titularisation, le lieu, le groupe et le niveau les qualifications essentielles les conditions liées à la nomination et à l’emploi	Politique de nomination s 2 Directive sur l’administration des priorités s 8.2.4, 8.2.6
Les bénéficiaires de priorité intéressés identifiés par la Commission de la fonction publique ou qui se réfèrent eux-mêmes furent évalués avant de procéder à l’évaluation d’autres personnes	Politique de nomination s 1 Directive sur l’administration des priorités s 8.2.4
Obligations en matière de langues officielles	Références
Il n’y a eu aucune différence entre les versions française et anglaise des éléments suivants qui pourrait avoir eu une incidence sur les personnes admissibles à postuler ou participer au processus de nomination ou à ses résultats : demande d’autorisation en matière de priorité (qualifications essentielles et conditions d’emploi) annonce/affichage (incluant Énoncé des critères de mérite) outils d’évaluation notifications ou avis de nomination intérimaire	Politique de nomination s 5 (Langues officielles) Loi sur les langues officielles par. 39(1), art. (2), (3)
Évaluation du mérite	Références
L’exigence en matière d’études (qualification essentielle) a respecté ou dépassé la norme de qualification du Secrétariat du Conseil du Trésor applicable établie par l’employeur	Politique de nomination s 15, Annexe B1,5 Normes de qualification Secrétariat du Conseil du Trésor Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 31(1) (2), art. 32
La personne nommée a satisfait à la norme de qualification applicable ou dépasse le minimum requis en matière d’éducation/certification professionnelle (qualification essentielle). L'équivalence canadienne fut obtenue le cas échéant	Politique de nomination s. 15, Annexe B 1, 5 Normes de qualification Secrétariat Conseil du Trésor Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 30 (1) (2) (3)
La personne nommée, y compris celle avec un droit de priorité, a satisfait à toutes les autres qualifications essentielles établies (critères de mérite), y compris l’exigence en matière de langues officielles	Politique de nomination s. 15, Annexe B 1, 5 Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 30 (1) (2), 31(1) (2), art. 36, 38
La personne nommée a satisfait aux qualifications constituant un atout, les exigences opérationnelles et/ou les besoins organisationnels appliqués dans la décision de nomination	Politique de nomination s. 15, Annexe B 1, 5 Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 30 (1) (2) (3)
L’approbation de la Commission de la fonction publique fut reçue avant l’utilisation de tests psychologiques d’intelligence, personnalité, d’intégrité et d’aptitude, ainsi que de tests de santé mentale (le cas échéant)	Politique de nomination s. 9 Approbation des tests psychologiques par la Commission de la fonction publique
Préférences (processus de nomination externes annoncés)	Références
Pour un processus de nomination externe annoncé, l’ordre de préférence fut respecté	Loi sur l’emploi dans la fonction publique, par. 39(1), art. 40, 41
Lors de la nomination	Références
Dans le cas d’une nomination provenant de l’extérieur de la fonction publique, le serment ou l’affirmation solennelle fut prêté et souscrit par la personne nommée au plus tard à la date à laquelle la nomination a pris effet	Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 54, 55, 134 Instrument de Délégation et Responsabilisation en matière de Nomination, Annexe B10
La personne qui a fait l’offre de nomination a signé un formulaire d’attestation qui, au minimum, inclut les exigences énumérées à l’annexe C de l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination	Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 2,3.b, Annexe C – Formulaire d’attestation

Annexe B : Prochaines étapes pour le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

1. Mesures de redressement planifiées ou déjà prises (le cas échéant)

Conformément au guide sur l’Évaluation cyclique de la CFP, lorsque vient le temps de rendre compte des résultats, le Commissariat devrait considérer d’inclure de l’information sur les mesures de redressement ou les améliorations (prises ou planifiées), le cas échéant. Cette information peut être fournie en annexe du rapport d’évaluation cyclique.

2. Soumission du Rapport d’évaluation cyclique à la CFP d’ici le 1^er octobre 2021

Les ministères et les organismes doivent rendre compte à la CFP de leurs résultats d’évaluation cyclique liés aux exigences préétablies au cours de l’année durant laquelle l’évaluation est complétée, soit séparément ou comme composante de leur rapport annuel à la CFP sur les exigences en matière de rapports énoncées à l’annexe D de l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination.

Nous proposons l’attestation suivante pour votre considération. Vous pouvez envoyer le Rapport d’évaluation cyclique à: tout en faisant parvenir un exemplaire à votre conseiller au soutien en dotation.