Protéger et promouvoir les droits d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels des Canadiens dans les initiatives d’échange d’information
Le 25 janvier 2016
CONTEXTE
Les gouvernements de tous les niveaux cherchent à profiter des avantages de la technologie, à accroître l’échange d’information, à intégrer les données et à faciliter la communication de renseignements personnels entre les organismes en vue de mieux servir les citoyens.
En même temps, on s'inquiète du fait qu’un échange d’information accru peut donner lieu à une augmentation de la quantité de renseignements personnels recueillis, utilisés ou divulgués sans que le public en ait vraiment conscience.
Les initiatives d’échange d’information constituent une occasion pour les gouvernements, les organismes publics, les organisations privées et le secteur de la santé de collaborer davantage. Par conséquent, les organisations peuvent avoir besoin de partager les renseignements personnels des citoyens dans le cadre de la prestation de programmes sociaux et de services de sécurité communautaire, de projets en matière de recherche, de santé et d’éducation.
L’échange d’information peut comprendre la comparaison et l’analyse de données, un accès conjoint aux bases de données, la duplication de dossiers et d’autres activités qui permettent à plus d’un organisme ou d’une organisation d’avoir accès aux renseignements personnels des citoyens, de les utiliser ou de les divulguer.
Toutefois, l’échange d’information peut avoir des répercussions importantes sur la protection des renseignements personnels et sur l’accès à l’information, notamment en ce qui concerne le manque de transparence, les inexactitudes, l’utilisation à des fins secondaires, les risques à la sécurité et les possibilités de surveillance et de discrimination.
ATTENDU QUE
- Le droit à la protection des renseignements personnels et le droit à l’accès à l’information constituent des droits quasi constitutionnels qui sont essentiels à l’autodétermination, à la démocratie et à un bon gouvernement;
- Les avancées technologiques permettent maintenant d’analyser et d’utiliser les renseignements personnels de manière inédite et offrent également la possibilité de protéger les renseignements personnels tout en facilitant l’accès à ceux-ci;
- Les gouvernements, les citoyens et les autres intervenants désirent profiter des avantages pouvant découler des initiatives d’échange d’information;
- L’échange d’information a des répercussions sur la protection des renseignements personnels et sur l’accès à l’information et il peut comporter des risques connexes;
- Les initiatives d’échange d’information doivent reconnaître et respecter les lois et les principes de protection des renseignements personnels et d’accès à l’information;
- Les commissaires à l’information et à la protection de la vie privée jouent un rôle de conseil et d’orientation concernant la conception et la mise en œuvre d’initiatives d’échange d’information, ainsi que la surveillance de la conformité avec les lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.
PAR CONSÉQUENT
Les commissaires à l’information et à la protection de la vie privée du Canada demandent à tous les ordres de gouvernements de respecter et de promouvoir les droits et les principes relatifs à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels des Canadiens lorsqu’ils décident d’entreprendre des initiatives d’échange d’information, en prenant les mesures suivantes :
- Faire preuve d’ouverture et de transparence quant à la manière dont les initiatives d’échange d’information seront mises en œuvre, à savoir quels renseignements seront recueillis et partagés et dans quel but; quels renseignements seront divulgués, à qui, et dans quel but; et de quelle manière les personnes peuvent poser des questions et obtenir de l’information sur le fonctionnement du programme. Cet exercice peut comprendre une consultation des parties prenantes au sujet d’initiatives importantes.
- Veiller à ce que toutes les entités participantes soient assujetties aux règles prévues par les lois sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, directement ou en vertu d’un contrat.
- Être proactif en effectuant, en amont, des évaluations visant à déterminer les risques potentiels relatifs à la vie privée, en vue de prévenir les atteintes à la vie privée, notamment en identifiant des moyens d’atténuer ces risques.
- Respecter les droits des citoyens en mettant à leur disposition un processus leur permettant de faire des demandes et d’apporter des corrections en ce qui concerne leurs renseignements personnels et chercher à obtenir de l’information sur la manière dont leurs renseignements sont utilisés et divulgués.
- Agir de manière responsable en mettant en œuvre des initiatives d’échange d’information qui :
- Permettront de communiquer le minimum de renseignements requis pour satisfaire aux objectifs de l’initiative;
- Mettront en œuvre toutes les mesures de protection raisonnables et nécessaires;
- Établiront et respecteront des politiques et des procédures, des outils d’évaluation du risque (comme les évaluations des répercussions sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels), des ententes et des contrats formels et des protocoles de déclaration des atteintes à la vie privée;
- Permettront d’offrir de façon régulière et continue de la formation sur ces politiques et procédures;
- Permettront l’examen et l’évaluation régulière des initiatives d’échange d’information afin de veiller à ce que ces principes et ces exigences législatives continuent d’être respectés.
- S’assurer que les organismes de surveillance de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée détiennent les pouvoirs nécessaires pour réaliser une surveillance efficace et significative au moyen de consultations, d’éducation, d’application de la loi et de vérifications.
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